تُجرى مراجعة إدارة ملاءمة وفعالية نظام الجودة على الأقل مرتين في السنة. خلال اجتماعات الإدارة تُخصص الإجراءات وتُحرّر محاضر لتوثيق تطور نظام إدارة الشركة.
أهداف مراجعة الإدارة هي:
a) التأكد من أن نظام الجودة (الإدارة) يحقق النتائج المتوقعة ويُلبّي متطلبات الشركة، ويستمر في الالتزام بالمعيار، ويستمر في تلبية احتياجات العملاء وتوقعاتهم، ويعمل وفقًا لإجراءات التشغيل المعتمدة.
b) الكشف عن الحالات الشاذة أو العيوب في النظام، وتحديد نقاط الضعف وتقييم إمكانات التحسين.
c) مراجعة مدى فعالية الإجراءات التصحيحية السابقة، ومراجعة كفاية وملاءمة نظام الإدارة لعمليات الشركة الحالية والمستقبلية.
d) مراجعة أي شكاوى تم استلامها، وتحديد السبب وتوصية بإجراء تصحيحي إذا لزم الأمر.
e) مراجعة نتائج التدقيق الداخلي/الخارجي وتحديد أي مجالات لمشاكل متكررة أو لتحسين محتمل.
f) مراجعة تقارير العناصر غير المطابقة والمعلومات الاتجاهية لتحديد إمكانات التحسين.
يقوم التدقيق الداخلي لنظام الجودة مرة واحدة على الأقل سنويًا للتأكد من أن الوظيفة المعنية تتقيد بإجراءات الشركة. يتم إعداد برنامج تدقيق شامل قبل سنة على الأقل، ومع ذلك، إذا تم تحديد احتياجات خاصة، يمكن زيادة تكرار التدقيق بناءً على تقدير مدير الجودة.
يُجري التدقيقون الذين تم تدريبهم على التدقيق وليسوا مسؤولين مباشرة عن الوظائف التي يتم تدقيقها داخل الشركة، عملية التدقيق. تُبلغ حالة عدم المطابقة للمسؤول المعني، وتُسجّل وتوثّق وتُتخذ إجراء تصحيحي في الوقت المناسب لضمان المعالجة الكاملة.
1. مراجعة العقد
تقدم الشركة منتجات قياسية وخدمات متخصصة لتلبية احتياجات كل عميل. تُعرض المنتجات القياسية في كتالوج لاختيار العميل. تختلف متطلبات الخدمة المتخصصة من عميل إلى آخر (ومن عقد إلى آخر)، ولذلك غالبًا ما يتم اقتباسها لعقد معين. بمجرد قبول اقتراح العميل أو تقديم طلب، يُسجَّل ويُراجع للتأكد من أن متطلبات الطلب محددة وموثقة بشكل كافٍ، وأن أي اختلافات عن العرض تم حلّها، وأن الشركة قادرة على تلبية متطلبات العميل بالكامل. بالإضافة إلى مواصفات العقد / الطلب الأصلية، قد يطلب العميل أيضًا أعمال إضافية/تغييرات من الشركة. في هذه الحالات، يُوثّق محتوى العمل ويُتفق عليه مع العميل قبل التنفيذ لضمان عدم وجود لبس. تُشغّل الشركة نظام معالجة طلبات محوسب لضمان سرعة تنفيذ طلبات العملاء.
2. مراقبة التصميم
تُخضع جميع أنشطة التصميم لرقابة صارمة لضمان أن مخرجات التصميم تتوافق مع متطلبات العميل/العقد، وجميع مدخلات التصميم. تُخطط أنشطة التصميم وعادة ما تُنفّذ بواسطة متخصصين، وتُراجع وتُحقّق بانتظام من قبل مدير المبيعات، وعند الاقتضاء، يُتفق مع العميل أيضاً. تُوثّق عناصر مدخلات ومخرجات التصميم، وإذا وُجد غموض يتم توضيحه وتوثيقه. تُسجّل جميع وثائق التصميم والملاحظات في ملف مشروع تصميم. تُنتج مخرجات التصميم وتُراجع للتأكد من أنها: تلبّي مدخلات التصميم، وتشير إلى مدخلات التصميم أو المعايير المناسبة، وتُحدّد جميع الخصائص التي تُعد حاسمة للتشغيل الآمن والفعّال للنظام/الأنظمة. تُراجع مخرجات التصميم وتُوافق عليها من قبل مدير المبيعات، وتُزوَّد أيضاً للعميل للموافقة قبل الاستخدام. يُحقّق التحقق/الاعتماد على التصميم أثناء تشغيل النظام للتأكيد على الامتثال لمتطلبات العميل. يُطلب من المصمّم تحديد أي فحوصات أو اختبارات يمكن أن تتحقّق عمليًا من التصميم، في أقرب مرحلة ممكنة من التطوير.
3. الوثائق والتحكم في التغيير
خضع كل الوثائق المستخدمة داخل الشركة المتعلقة بنظام الإدارة نفسه، أو تنفيذ عقود العملاء الفردية، للرقابة لضمان صدورها للأشخاص المناسبين، وتحت المستوى الصحيح من السلطة، وأن تُراجع وتُعاد إصدارها حسب الحاجة، وأن تُزال جميع النسخ البالية من نقاط الاستخدام.
تشمل مثل هذه الوثائق عادةً:
المواصفات، طلبات العملاء، الخطط/الرسومات
دليل ضمان الجودة/إجراءات التشغيل، المعايير الوطنية/الدولية ومدوني ممارسات العمل.
ويتأكد من أن البنود المناسبة، بالمستوى الصحيح من المراجعة، تُصدَر إلى كل من يحتاجها داخل الشركة. المهندسون الداعمون يراقبون المعايير الوطنية/الدولية ومدوني ممارسات العمل ويتأكدون من أن الوثائق المناسبة متوفّرة داخل الشركة، وتُصدَر بالمستوى الصحيح من المراجعة.
يتم الاتصال بمورّدي الوثائق الخارجيين بانتظام للتأكد من أن الوثائق المتوفّرة ما زالت حديثة. يُتحكّم في توزيع الوثائق القياسية ويسجَّل في قوائم توزيع، والتي تُظهر أيضاً حالة الإصدار الحالي. تُراجع قوائم التوزيع وتُحدّث عند حدوث تغييرات. يُراجع ويُوافق على كل التغييرات في الوثائق من قبل الشخص المسؤول عن الإصدار الأصلي، وعند الاقتضاء، يُشار إلى طبيعة التغيير على الوثيقة.
يُحتفظ بنسخ رئيسية من الوثائق المُراجَعة كسجلات للتغييرات وتُجدد حسب الحاجة لضمان وضوحها. يحتوي كل عقد على ملف يحوي كل المعلومات ذات الصلة. تُخزّن المعلومات أيضاً على نظام كمبيوتر للشركة لسهولة الوصول ومعالجة البيانات.
4. الشراء
العميل، بناءً على قدرتهم على تلبية متطلبات الشركة مع الأخذ في الاعتبار الجودة، والالتزامات القانونية، والجدول الزمني، والتكلفة. يُحتفظ بقائمة الموردين والمقاولين المعتمدين، وتُجمع القائمة على المعايير التالية:
a) الأداء السابق في التوريد لمواصفات ومتطلبات مماثلة.
b) تخزين العناصر القياسية عالية الحجم المطابقة لمعيار بريطاني ذي صلة، أو مصحوبة ببيان مطابقة.
c) الامتثال لبرنامج تسجيل الجودة/المنتج من طرف ثالث معتمد.
d) توصية من مشترين أو مصنّعين مشابهين.
e) أمر تجريبي وتقييم الأداء.
تُخضَع كل التوريدات والمقاولات لأمر شراء مصرح يوضّح نوع ومدى التوريد.
إذا تم اقتراح مورد غير مدرج في قائمة الموردين المعتمدين، سيتم تحليله وقد يُقبَل بناءً على موافقة أحد المديرين.
5. العناصر الموردة من العميل
تُفحَص البضائع المُستلمة من العملاء (أي العناصر المصدّرة مجاناً أو المعدات التي تتم خدمتها) دائماً بصرياً عند استلامها، وأي عدم مطابقة غير معلنة تُبلَّغ فورًا إلى العميل.
6. التحكم في العملية
خطط كل العمل الإنتاجي ويُقام وفقاً لإجراءات الشركة، وأي وثائق محددة متفق عليها لعقود فردية (مثلاً مواصفات العقد).
تُزوَّد تعليمات العمل بمواصفات العقد المتفق عليها وأي وثائق يُشار إليها فيه، وإذا لم تتوفّر تُنفّذ الأعمال وفقاً لمدونات الممارسات المقبولة وطنياً (مثلاً BS6701).
7. فحص الاستلام
تُحفظ كل مخازن الشركة بأمان معقول. تُحدد كل العناصر المستلمة من الشركة مُسجّلة ومحققة بناءً على مذكرة التوصيل وأمر الشراء، وتُفتش للتأكد من الهوية الصحيحة، والكمية، وأي علامات على تلف.
تُسجّل كل البضائع المستلمة، وفي حال وجود عدم مطابقة، تُوضع العناصر في منطقة رفض أو تُعلَّم لضمان التعرّف عليها. يُشار إلى مدى عدم المطابقة ويُخضع لمراجعة التصرّف من قِبَل الموظفين المعينين.
8. الفحص والاختبار
يُجرى الفحص والاختبار عند انتهاء أنشطة التركيب والصيانة، وتُوثّق النتائج. إذا كانت العناصر غير مقبولة وفقاً لمعايير العقد المتفق عليها، فإما تُصلح، أو تُستبدل، أو تُحدد لتقييم لاحق واتخاذ قرار. تُخضع كل العناصر التي تم إصلاحها لإعادة فحص للتأكد من قبولها.
عند الانتهاء من أعمال التركيب والصيانة، يُدعى العميل أيضاً لفحص العمل المنجز لضمان القبول الكامل.
9. تحديد حالة التفتيش
عند فحص البضائع، تُحدَّد الحالة بموقعها في المخازن، ويُوضع كل عنصر غير مطابق في منطقة رفض أو يُعلَّم كرفض للمراجعة. تُحدد حالة العمل الجاري بواسطة علامات أو وثائق مرتبطة تسجّل عمليات التفتيش المنفّذة وقبولها.
10. العناصر غير المطابقة، والإجراءات الوقائية والتصحيحية
علامات محددة لمنع استخدامها بطريق الخطأ. تُخضَع كل العناصر غير المطابقة وشكاوى العملاء للمراجعة والمعالجة من قِبَل الموظفين المُعيّنين. يُسجَّل نوع ومدى عدم المطابقة لتحديد الاتجاهات وتحديد إمكانات التحسين.
تُقيَّم الإجراءات التصحيحية المطلوبة لمنع التكرار، وتُوثّق، ويُراقب تنفيذها الفعّال. تُعاد جميع التصحيحات للفحص ثانية لضمان رضا العميل الكامل.
يُشجّع كل الموظفين على اقتراح تحسينات في الطرق، المواد، الموردين، والمقاولين. أسّست الشركة إجراءات لمراجعة كل الأنشطة لتحديد وتقييم كل إمكانات التحسين في الطرق/المواد وإجراءاتها.
11. التعامل، التخزين، التغليف، الحماية والتسليم
يُؤكَّد تعريف المواد/المعدات، إذا لم يكن واضحًا، عبر وجود رقم الجزء أو وصف المورد/الشركة الصانعة أو وسم آخر لكل عنصر. يمكن أن يكون التعريف على التعبئة أو على العنصر نفسه، ويظل ملفًّا ما دامت لا تؤثر على الاستخدام الفعّال للعنصر. لا يُعَرَّف المواد والمُستهلكات التي يكون سبب التعريف واضحًا لموظّف مدرّب/ذو خبرة، لكن إذا وُجد احتمال للخلط بين نوعين أو أكثر من المواد فسيُعلَّم بطريقة مناسبة لضمان عدم وجود لبس.
تُسجّل كل العناصر ذات الأرقام التسلسليّة بشكل فردي.
يُحمى كل المواد والبضائع المستلمة، سواء ملك للشركة أو للآخرين، قدر الإمكان وتُحفظ جودتها حتى وقت نقلها إلى العميل أو تصريفها لطرف ثالث. الهدف هو منع التدهور أو التلف أثناء التخزين، أو في عملية النقل، التركيب، التشغيل أو الصيانة.
12. السجلات
تُخصّص مرافق تخزين تضمن أن كل السجلات المخزّنة قابلة للتحديد والاسترجاع، وتكون مناطق التخزين خالية من الرطوبة والعوامل الأخرى التي يمكن أن تسبب تدهورًا مبكرًا.
عندما تُحفظ السجلات على وسائط مغناطيسية كمبيوتر، وتُخضع لنسخ احتياطي بشكل دوري، تُخزّن معلومات النسخ الاحتياطي في موقع محمي لضمان الحماية من الفقدان/الضرر للبيانات النشطة.
تُحتفظ كل السجلات لمدة لا تقل عن سنتين.
13. التدريب
سياسة الشركة هي ضمان أن كل الأفراد يتلقّون التدريب والخبرة اللازمة للقيام بالأنشطة والمسؤوليات المخصّصة لهم بفعالية. عادةً تستقطب الشركة وتوظّف موظّفين قادرين على تلبية المتطلبات الفنية، المهارية، الخبرة، والتعليم الذاتية لنشاطات الشركة.
كل الموظفين وكبار الموظفين مسؤولون عن توصية باحتياجات التدريب للآخرين، وعن التأكد من أن جميع الموظفين المخصّصين لمهام محددة مؤهّلين وخبراء بشكل مناسب للقيام بهذه المهام. بمجرد تحديد احتياجات التدريب يُوفّر تحت مسؤولية المدراء.
تُحفظ سجلات كاملة لكل التدريب الذي يتلقّاه الموظّفون.
14. الخدمة
تُقدّم عقود الخدمة والصيانة إلى جميع العملاء، وتُدار هذه الأنشطة بنفس طريقة التحكم في العملية.